准备好招标的“开场白”

“如果采购方不认真编写招标文件，随意应用别人的模板，无异于自己挖坑往里跳，带 来无穷隐患。”一位从事招投标工作多年的专家如是感慨。一些评标专家也常常有这样的惋惜：

评标过程中有时招标方辛苦准备一场，却招不到自己意想中的方案，非常遗憾，其根源就是 编写招标文件时技术指标等描述不清晰。可见，招标文件编写得是否规范、准确，直接影响 到整个招标工作的进度和成败。

[图片]

在整个采购过程中招标文件担负着两大职能：

一是将招投标当事人的买卖行为纳入法律 法规及社会化管理范围内; 二是将标的的全部要求准确清晰地表达出来，以使投标人明白无 误地予以响应。

招标文件的制作质量和需求描述决定了投标人对招标项目的响应，而实际采购工作 中，由于受标书制作人的知识、专业水平等因素的制约，当遇到一些复杂、技术难度大的项 目，且国家和行业又无统一规范标准时，制作的招标书可能会抓不住重点、需求不明确，从 而使供应商看不懂标书或投标后形成废标，影响整个招标活动。

招标文件三要点 招标文件是招投标中最重要的文件，编写招标文件应该充分表达以下三个要点：

1.介绍招标人要做什么和如何做。

“做什么”是指招标人通过招标要买何种设备或者委托怎样的工程; “怎样做”是指招 标人将采用哪种招标程序。

2.介绍投标人要做什么和如何做。

主要是指具备什么资格的人可以投标、怎样投标。

3.介绍中标后双方签定的合同样式和内容。

招标书的编制应由商务、技术、法律方面的专家共同完成。商务条款的制定者应熟悉一 般商贸规则、招标程序和相关法律。而技术文件，尤其是较复杂的机电设备招标的技术文件， 一定要由所采购设备的设计、制造、使用方面的技术专家编制。有了满足这些的标书才 能保证招标圆满顺利地进行。

招标文件内容缺一不可 招标文件通常包括招标邀请函、投标人须知、投标报价要求、投标文件编制要求和投标 保证金交纳方式、招标技术文件、合同主要条款及合同签订方式、交货和提供服务的时间、 评标方法、评标标准和废标条款、投标截止时间、开标时间及地点、招标格式等。

●招标邀请函 招标邀请函中发布的信息包括招标号、招标单位、招标项目名称、发售标书的时间和地 点、接受招标文件的时间和地点、递交投标文件的最后截止日期以及开标时间地点等。只有 收到邀请函的公司才有资格参加投标。所有有兴趣投标的厂家，买到标书后即意味着收到了 招标方的邀请，可根据标书中的招标内容和时间，结合自己的实际情况确定是否参加投标。

为了避免购买标书的盲目性，应允许投标人在购买标书之前在售标书的地方先概要地阅览招 标内容。

●投标人须知 1.

招标文件 主要说明招标文件的组成以及招标人对标书的解释、补充和修改的权利，考虑到招标人 在发售标书后，可能会发现有些部分需要解释、补充或修改。但此条款应同时规定：

这种解 释、补充和修改必须在投标截止日期前几日送达所有投标人，必要

时招标人可以推迟投标截 止日期。

2.

投标资格文件 要求投标人提供资格文件，目的在于借此确认投标人经营和生产的合法性，并通过对投 标人的财政状况、生产销售经验的了解，确认投标人履行合同的能力。只有公司法人或者法 人授权的代表才有资格参与投标，并处理投标中的一切事宜。

3.

投标的技术文件 指明应怎样做技术文件，主要内容包括：

提供一份全面详细的投标产品的技术性能说明 （技术规格书），并对上述说明提供相应的证明资料（如样本图纸等）。由于招标产品的种类 差别较大，投标文件并不一定要求书写成某一特定的格式。

4.

投标报价表及投标有效期 为了有利于公平地进行评标，应要求投标人在统一规定的表格内填写报价，并规定投标 人的报价属于一次报价固定不变。考虑到物价浮动因素，投标人可以在投标文件中声明报价 的有效期（即投标有效期），在这个期间内投标报价固定不变。但若投标有效期少于招标有效 期，投标将可能被拒绝。如果投标人未明确声明投标有效期，那么招标人将认为投标人接受 在招标有效期内价格不变。

5.

投标文件的修改和撤回 当投标人将投标文件递交后发现有必要对所投文件进行修改和撤回时，必须让招标方在 投标截止期前收到要求修改或撤回的书面通知，否则，不得对其投标书做任何修改和撤回。

6.

投标文件密封和标记 为了保证招标投标公平竞争的原则，防止先期投递的标书报价等重要信息被泄露，所有 在截止期之前收到的投标书，不论什么时间到达都必须在开标当天当众同时开启，因此规定 每个投标文件必须密封递交。

7.

投标书 投标时的一个正式声明文件，声明投标人正式参加投标并接受招标文件的条款。

8.

开标 是维护招标公平、公正、公开必不可少的步骤。

9.

评标 招标人通过该条款向投标人表达了评标的内容、步骤和标准。评标第一步先审查投标文 件的完整性，投标人必须将应递交的投标文件无遗漏地递交; 第二步便是审查投标人和投标 产品的合格性，即检查投标人是否完全响应了投标文件的要求，这步审查既包括对投标人的 商务资格、执行合同能力的审查，又包括对投标产品技术性能的审查。如果在第一二步审查 中发现有任何实质上不满足招标文件要求的，则该投标可能被拒绝。

10.

通过评标产生中标人 招标方将以书面形式通知中标的投标人（即中标通知），并约定中标人在接到通知后一定 时间内来与招标方签定合同。合同的格式和条款以招标文件中公布的合同格式，条款为准。

●合同 根据招标规定，中标后买卖双方立即签定交易合同，为避免签约时双方在商讨具体条款 内容时花费太多时间，招标人结合市场情况及国内外的贸

易惯例事先拟定好合同条款，让所 有有兴趣的投标人认真研究。投标人必须在接受该条款的基础上参加投标，这就是说合同条 款既是投标人参加投标的一个，也是投标人报价的重要参考因素。合同条款是一份为双 方接受并执行的明确写明买卖双方权利和义务的文件，具有法律效力，如果买卖双方认真执 行合同条款，买方可以顺利地得到合同规定的设备，卖方可以在此基础上及时得到货款。

如果在合同执行过程中买卖双方发生纠纷，也可依据合同使纠纷得到公平的解决。编制 合同条款应该符合国家有关法律规定，符合国内外贸易的惯例，照顾到买卖双方的权利和义 务，根据上述原则提供一个合同文本。应注意，货物名称、型号、基本规格、性能、数量以 及交货、验收、索赔、付款等内容是合同的基本内容，必须书写得准确清楚。

1.

货物名称、型号、数量：

这些条款是买卖双方发货和收货的依据。

2.

货物的规格、性能指标：

该条款是验收货物性能是否合格的依据。

3.

发货条款：

应当规定供方发货的时间，以及供方在发货时应做的其他有关工作，如运 输保险、运输方式等。

4.

付款条款：

应包括付款和付款方式，如有的合同要求货到后付款，有的合同要求 验收合格后付款。付款的方式可以一次付清货款，也可分几次付款，还可以有预付款等。这 些均应在合同中明确。

5.

处罚条款：

当一方违约，例如当卖方供货质量不合格，认定卖方违约时，应根据具体 违约的情况确定处罚的程度和方式，并且明确地规定。

6.

仲裁：

在合同执行过程中有时会出现某些合同未尽事宜，或者在处罚程度上有较大分 歧，出现上述情况时，首先应友好协商解决; 解决不了时，只有付诸仲裁，由双方商定的仲 裁单位根据有关法律，按一定的程序仲裁。

一般来说，招标文件的正文由前言、主体和结尾组成。前言写明招标单位的基本情况和 招标目的; 主体包括文件编号、招标项目名称、招标范围、招标投标方法、招标时限、招标 地点等; 结尾写明招标单位的名称、地址、电话号码和传真等。

招标技术文件是关键 招标的技术文件（又称技术规格书）是招标文件中的重要组成部分。招标人通过技术文 件全面详细地阐述所要采购货物（设备）的全部技术性能及服务要求，规定投标人根据技术 文件提供完全符合要求的货物，只有在技术性能上完全符合招标文件要求的投标产品和服务 才能参加进一步的评选。技术文件包括以下内容：

1.

货物名称。

2.

工程概况及现场，包括自然、现场和货物的工作。

3.

本合同供货范围（或叫工作范围）。

阐明工作范围是指阐明对供货商的要求，对于提供设备、调试指导、安装调试、备品备 件及工作测试仪器、技术资料及图纸、卖方工厂培训、在买方场所的培训等都应清楚表达出 来。

4.

总体技术要求。

包括制造者的业绩资格要求、设计要求和产品结构要求、制造工艺要求、材质要求、包 装和运输要求、出厂检验和产品实验要求、在目的地验收要求、质量保证要求、评标因素及 其计算标准。

技术规格书中应写出评标时需要考虑的技术因素及其量化的计算方法，评标时对主要参 数的差异进行加价或折扣，在标书中应给出加价或折扣的标准计算方法。次要的技术参数在 招标书中给出允许的偏差范围，评标时若要考虑偏差因素，则在招标书里也应规定偏差的量 化计算方法，否则不能作为评标调整价格的依据。采购要求明确具体是供应商响应标书的关 键，是采购人采购和验收的标准和依据，也是制定评审标准的基础，它将有助于评审专家集 中精力、抓住重点。

5.

产品具体技术要求。

产品的技术性能、参数必须准确地写出来，特别是主要的参数，它们是构成判别投标人 是否在技术上作出了响应的依据，要做出标记并声明该参数是主要参数，若不满足将作废标 处理; 次要技术参数可给出允许偏差范围。为便于评标时对照检查，也可列出“技术参数项 目表”要求投标人填写。

在编写招标文件时应尽量将货物的规格、型号、技术参数、质量性能指标和其他特殊要 求进一步具体化，明确表达采购人的需求。

6.

安装调试（或指导）要求。

(1)

对安装调试的时间、质量、验收要求; (2)

安装材料、消耗品、仪器、工具等的要求; (3)

安装人员素质的要求。

7.

备品备件、工具、仪器。

必备的备品备件称为指令性备品备件，为便于评标比较，最好在招标书里列出品名或占 总投标价的百分比。选购件由投标人列出清单，其价格不计入投标报价。

8.

技术资料图纸。

需要随投标书提供的技术资料图纸要一项项写清楚，并标明哪项重要，不提供则构成废 标。中标后执行合同过程需要提供给买方审查的资料和图纸，除对中标人规定提供的时间外， 也应规定买方的审查时间。

9.

技术服务。

设计联络次数、人数、时间、地点、内容应写清楚，并要求投标书中报出人?日单 价和总价。还应包括培训地点、人?日数以及要求的报价内容和单价。

以上各项最好在招标书里列出表格由招标人填写，便于评标比较。价格可以计入也可以 不计入投标报价总价。

10.

售后服务。

11.

分项报价。同时要明确如果分项报价和总价不符时以哪项为准。

12.

交货要求中应包括交货地点和交货期。有些部件的交货进度和机房建设进度关系密 切，要明确，要求投标人响应。

写好技术文件的是准确把握买方的实际需求、准确把握设备技术性能的实际情况， 以及准确把握市场厂家的供货情况。注意事项如下：

1.

把设备性能全面地描述出来，切不可有遗漏，也不能将用户并不需要的性能指标加上 去。

2.

技术性能需求应表达明确，尽量避免采用某些模糊的词义，如“性能良好”、“工作可 靠”、“使用方便”等，这些词义在评标时无法界定。

3.

各项技术指标相互间往往有一定的联系，某一两项指标的提高或降低有可能牵动其他 某些指标的变化，编写时要注意不要出现矛盾的地方。

4.

技术文件中应要求投标人所投产品具备最新工艺和最新技术，这不能同技术性能的要 求过高相混同。

5.

要在技术文件中说明验收方法和验收标准。

技术需求和规格是招标文件中的一个部分，标书中不能出现以某个特定品牌设备的 参数为标准的条款，也不得变相地指定产品的厂家、规格型号等，否则将会严重地影响采购 行为的公正性、权威性和客观性。可以邀请有关专家对招标文件进行科学论证，以取消一些 带有倾向性的条款。不论是通用还是专用技术规范，只应尽可能清楚地规定应完成的工作、 提供的货物和劳力、维护保养要求以及交付和安装地点，列明各种最低要求的限度，而不能 使用具体数据或专有名词对项目要求加以限制。

随着招投标方式越来越多地被采用，相关事宜也需要越来越完善，规范的操作会更有效 地促进招投标工作的健康发展。

链接 《中央国家机关采购中心政策法规》关于招标文件的条款 第十八条 招标采购单位应当根据招标项目的特点和需求编制招标文件。招标文件包括以 下内容：

（一）投标邀请; （二）投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等）; （三）投标人应当提交的资格、资信证明文件; （四）投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式; （五）招标项目的技术规格、要求和数量，包括附件、

图纸等; （六）合同主要条款及合同签订方式; （七）交货和提供服务的时间; （八）评标方法、评标标准和废标条款; （九）投标截止时间、开标时间及地点; （十）省级以上财政部门规定的其他事项。

招标人应当在招标文件中规定并标明实质性要求和。

第十九条 招标采购单位应当制作纸质招标文件，也可以在财政部门指定的网络媒体上发 布电子招标文件，并应当保持两者的一致。电子招标文件与纸质招标文件具有同等法律效力。

第二十条 招标采购单位可以要求投标人提交符合招标文件规定要求的备选投标方案，但 应当在招标文件中说明，并明确相应的评审标准和处理办法。

第二十一条 招标文件规定的各项技术标准应当符合国家强制性标准。 招标文件不得要求或者标明特定的投标人或者产品，以及含有倾向性或者排斥潜在投标 人的其他内容。

第二十二条 招标采购单位可以根据需要，就招标文件征询有关专家或者供应商的意见。

第二十三条 招标文件售价应当按照弥补招标文件印制成本费用的原则确定，不得以营利 为目的，不得以招标采购金额作为确定招标文件售价依据。

第二十四条 招标采购单位在发布招标公告、发出投标邀请书或者发出招标文件后，不得 擅自终止招标。

第二十五条 招标采购单位根据招标采购项目的具体情况，可以组织潜在投标人现场考察 或者召开开标前答疑会，但不得单独或者分别组织只有一个投标人参加的现场考察。

第二十六条 开标前，招标采购单位和有关工作人员不得向他人透露已获取招标文件的潜 在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

第二十七条 招标采购单位对已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的，应当在招标文 件要求提交投标文件截止时间十五日前，在财政部门指定的采购信息发布媒体上发布更 正公告，并以书面形式通知所有招标文件收受人。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成 部分。

第二篇：招标准备

. 与客户的前期沟通 在其余准备工作全面展开之前，须与客户方进行沟通，确认提案会的时间、地点、议题、双方参与人员等等。

2. 执行排期 明确提案的时间、地点等之后，需编制具体的执行排期表以监督工作的推进

3. 提案会演示 在提案中要想时刻抓住客户的注意力，使之集中精神于提案，必须借助演示工具。但演示只能是辅助工具，语言刺激仍有其存在的必要。因为只有语言能触动情感，激发客户在身心上的投入。所以提案会演示必须配合提案文本来设计，而不应成为主导。若整个提案变成了看图说话，那将是一场灾难。

4. 提案文本资料 提案文本资料整理的关键在于提案中交给客户的文本只能是提案内容的纲要，否则客户将会在提案时，不时注意手中的文本而非专注于提案者。纲要需尽可能简洁明了，能引起客户的兴致，进而仔细倾听提案者的说明。当然，提案文本详细内容在提案后必须提交给客户，让客户能在接案大前提之后对细节有深入的了解。

5. 提案设备及提案 现场布置、提案现场的气氛、周围的环境等对提案的结果也有影响。令客户舒适的气氛甚至可以使之感觉不到时间的流逝。 6. 提案会服务 考虑细节永远会带来好处。提案时客户若受到良好的服务，会愉快并感觉轻松。同时对细节的周密安排能让客户感受专业气氛并尊重广告公司缜密的作风

提案一般可分以下几种类型:

1 ．策略提案 策略提案的着眼点在于整个广告运动的目标及原则等纲领，为创意明确方向，并给整个广告运动定下基调。

2 ．创意、表现提案向客户展示了广告策划中激动人心的一面，它不仅要获得客户的信心，还要激起客户的热情。

3 ．广告实施计划提案 广告实施计划提案在时间、空间上对客户的资源分配进行安排，而这些资源的投入必须为客户带来收益。如何在提案中让客户感觉到投入与收益的关系是广告实施计划提案成败的关键。

投标会战：编演程序、商务发言、制造高潮

这一阶段是整个参投标工作中最重要的一环。企业总部和市场或商务人员前面所操作的诸多环节，其实主要是一些基础性的工作，而这些基础工作所产生的绩效必须通过标会现场的“临门一脚”来得以体现，这也是工业品生产企业都希望确保现场投标会战圆满结束的最终愿望。

．如何编演标会展示程序

1)生产企业在招标会现场可按3个方面的内容进行演示设计：一是公司资质及文件演示;二是商务发言陈述;三是产品实物模板演示。这3个方面内容的展示顺序是：可将公司的资质及文件展示在前，商务发言穿插进行，产品实物模型演示殿后。

公司资质文件的展示：通常是以文本的形式直接发放到评委手中，由评委自主进行翻阅。

商务发言陈述：基本贯穿整个投标过程，在做商务发言陈述时，应结合相关文件展示或实物展示。

产品实物模型演示：比较适合能集中体现自身产品特点或区别其他产品特性的工业品，通过模型演示能让标会评委形象、直观地了解产品特点和优势所在。

（2)招标会现场一般程序介绍

按照规定时间准时签到、入场，由主讲商务人员走向发言席，陪同人员向招标评委发放公司专用招标材料。 商务主讲人员根据商务发言讲稿做发言。

根据商务发言，对涉及到难以用语言尽意表达的内容，应以实物或模型辅助展示。

根据评委提问，现场回答或提出解决方案。

填写报价单或现场报价，现场报价时应着重介绍产品报价的构成及产品材质及规格、型号。

2．关于商务发言陈述

标会商务发言是商务人员向现场标会评委传递本企业是否具有专业水准的一个重要信号，一份优秀的商务发言讲稿不仅可以让标会评委清晰地了解企业和产品特点，以加深印象，而且还能迅速活跃标会气氛，让评委在轻松的氛围中接受企业及其产品特色。一份合格的商务发言包含以下内容：开场白、企业介绍、产品要点介绍、产品特点分述、产品要点归纳、本公司产品带给客户的利益点、结束语。

3．制造招标会产品演示高潮

制造招标会产品演示高潮，不仅能活跃标会现场气氛，更能激发评委对产品特点的兴趣和提高其对产品的关注度。产品演示高潮也是穿插在简洁干练的商务发言中的一种重要补充。

（1)结合产品特点，以讲述故事或典型社会事例的方式制造产品演示高潮。比如笔者在参加通信公司产品招标时，为强调投标产品集成机房是6面体封闭舱体，以发生在深圳城区内，一直升飞机从28层高楼吊离重约数十吨机房的案例，激起招标会评委对机房坚固度及承受力的浓厚兴趣，并引发热烈讨论。

（2)商务人员在标会现场尽可能用感性的语言或产品模型演示结构原理，比如为表现某软件系统的独特优势，商务人员可借助电脑和投影仪向评委展示本软件系统应用时的高效和便利。

（3)用产品照片应用图例或实拍照片介绍产品应用案例。比如为强调某工业设备应用的广泛性，以不同环境下使用工业设备的背景来展示产品的各种特点。

4．商务人员如何回答评委提问

1)注意评委中的关键人物或权威人物，一般来说向商务人员提问最多的人往往就是在本次标会中对产品定标起着关键作用的人。

（2)对于任一评委提出的问题都应认真回答，当商务人员本人感觉无法圆满回答时，可以以笔录的形式将评委的问题记下来，并承诺将在24小时内由公司技术人员或公司给予书面回复。

5．在标会上对本企业产品进行报价的技巧

（1)事先通过“线人”了解其他厂家的标会报价，尽可能做到心中有数。

（2)在标会上的报价应在公司的标价上给予一定的优惠，并具有相应弹性。

（3)当标会评委向商务人员提出产品报价是否为最终报价时，商务人员应先做肯定性回复，然后可以特别说明，根据招标方的采购量，本企业在商务谈判时还可做一定优惠。

6．商务人员在标会现场应注意的3个要点

（1)注意重点展示本公司产品优势，以加深印象。

（2)注意捕捉评委对竞争厂家（对手）的微妙评价及相关信息反馈。

（3)始终保持微笑，注意调节会场气氛，营造一个轻松的沟通氛围。

奥美：Ogilvy&Mather简称O&M 奥美隶属于 WPP 集团，是世界上最大的传播集团之一。凭借 WPP 集团的雄厚实力，奥美已经成为了调研、公关、设计、视觉识别、零售市场营销、促销和新媒体等传媒领域的专家。至今奥美集团旗下已有涉及不同领域专业的众多子公司：奥美广告，奥美互动咨询有限公司，奥美公关，奥美世纪，奥美行动营销，brandunion，ITOP，奥美红坊等。

盛世长城：Saatchi& Saatchi 盛世长城国际广告公司是SAATCHI & SAATCHI和中国航天工业部中国长城工业总公司合资的公司，有国家对外经济贸易部批准，成立于19xx年8月。十多年来，盛世长城不断探索和努力，由小到大，发展壮大。 盛世长城是第一家在中国取得营业执照的国际4A广告公司；连续十年在中国广告业独占鳌头；国内规模庞大，拥有员工超过7000人。盛世长城是第一家在嘎纳为中国勇夺平面大奖而扬威国际的广告公司，帮助客户生意屡创高峰，坚持专著创作优秀的创意作品。

麦肯光明：MccannWorldgroup 麦肯·光明广告有限公司是由美国麦肯世界集团（McCANN-ERICKSON WORLD GROUP）与《光明日报》社于19xx年底合资组建的专业广告公司。公司的外方股东麦肯世界集团成立于19xx年，总部设在美国纽约，是全球著名的跨国4A广告公司之一。麦肯世界集团是世界上最大最完善的广告服务网络系统之一，其投资建立的独资或合资广告公司遍布全球131个国家（地区）的191个城市，业务涉及整合营销传播的各个领域，包括广告、直效行销/网络广告、活动行销、公共关系、品牌管理、保健行销及媒介购买等。今天的McCann-EricksonWorld Group是一个拥有263亿美元资产、全球员工人数达24,000名、保持着世界上最大最完善之一的广告服务网络系统的公司。

李奥贝纳：leoburnett 李奥贝纳广告公司是美国广告大师李奥·贝纳创建的广告公司。现在是全球最大的广告公司之一，于19xx年成立于美国芝加哥，是美国排名第一的广告公司，在全球80多个国家设有将近100个办事处，拥有一万多名员工，集品牌策划、创意、媒体为一体，在中国为国际及国内的知名客户提供全方位的广告服务。“李奥贝纳”的客户包括全球25个最有价值品牌当中的 7个，如麦当劳、可口可乐、迪斯尼、万宝路、Kellogg、Tampax和Nintendo等，曾为“万宝路”牌香烟创立男性香烟的性格和美国西部牛仔的形象，把在美国市场上占有率不及1%的香烟，推到世界销售的第一位。 Avazu艾维邑动 Avazu艾维邑动作为网络广告中的整合营销

专家，属于Avazu Inc.旗下四个子品牌之一。Avazu Inc.于20xx年成立于德国，同年在文莱、香港、上海设立分公司。Avazu艾维邑动提供：SEM搜索引擎营销、Media Buying媒体购买、以及 网络公关 业务。Avazu艾维邑动拥有目前国内唯一的DSP——广告需求方平台。 Avazu艾维邑动是一个年轻充满活力的创新企业，Avazu Inc.业务分布于全球多个国家，目前一共有9个国家国籍的员工。成功与Yahoo、Doubleclick、Bertelsmann、Microsoft、Arvato、Google、Otto Group、Rakuten等国际知名企业合作，同时也是Doubleclick亚洲唯一合作伙伴。