集团公司综合档案室的规范化建设
一、组织管理
（一）设置与集团公司发展相适应的档案管理机构
1、下发文件成立集团公司综合档案室：一般档案室隶属于办公室
2、建立档案、情报、资料、信息处理的一体化部门
（1）集团公司各种门类、不同载体的档案集中在档案室保管
（2）成立档案、情报、资料、信息一体化部门
3、档案工作列入集团公司发展规划和议事日程
（1）档案工作列入集团公司发展计划
ａ、集团公司发展规划中有明确的档案发展目标
ｂ、档案工作列入集团公司发展计划中（每年的工作思路、计划、和总结中对档案工作有详细的内容）
（2）制定档案工作发展计划：要达到什么目标、水平，有长期和短期的计划。
（二）人员
1、有明确的分管领导（总经理或副总等）
2、档案室有负责人
3、专职档案员
（1）档案人员有相关的文化和专业素质
（2）对相关部门或下属单位进行监督指导工作
4、成立档案领导小组和档案专、兼职人员网络
（三）制度建设
1、制定档案工作岗位责任制和考核制度
2、根据集团公司实际情况建立一系列档案管理制度
（1）档案工作制度纳入集团公司管理制度中；
（2）集团公司档案管理制度应包括档案管理办法（含收集、整理、保管、鉴定、统计、利用）、文件材料立卷归档制度、保管期限表、档案保密制度、底图保管、更改及复制制度和库房管理制度。
3、制定档案人员“三纳入”、“四参加”制度，这是保证档案完整、准确、系统的控制措施和手段。
1、建立健全“三纳入”制度
“三纳入”：是指将集团公司文件材料的形成、运转、积累
整理和归档，纳入生产技术、经营活动和各项管理工作的程序，纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划，纳入集团公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
2、建立“四参加”制度
档案人员参加重要计划工作会议；参加科研课题、设计项目以及产品评审、鉴定会，参加工程竣工验收，参加设备开箱。
3、做好档案和法律法规的宣传工作
二、设施设备建设
（一）库房符合档案安全保管要求
（1）库房面积要有余地
（2）“八防”：防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等。
（二）档案装具充裕、符合国家标准
（三）配备必要的保护设备
配备了灭火器、空调、除湿机、温湿度测试仪等设备。
（四）配备现代化管理设备
根据集团公司档案工作现代化管理需要配备相关设备：
1、配备计算机；
2、根据集团公司实际情况配备扫描仪、光盘刻录机等。
三、业务建设
（一）收集工作
1、按规定做好归档工作
（1）归档工作要纳入集团公司各项工作计划，要纳入集团公司领导工作议程，纳入有关人员的岗位责任制。
（2）各类档案要按立卷归档制度执行
（3）要建立文件材料追究制度。
2、根据集团公司需要，拓展归档范围。
随着集团公司的发展，要不断拓展建档范围：党建档案、安全生产档案、计生档案、质量监督档案、集团公司信用档案、反倾销档案、集团公司文化档案、工会档案等。
3、归档文件材料的载体和字迹要符合耐久性要求。
（1）不能使用铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。
（2）载体（装具）质量符合国家有关规定。
4、有完备的交接手续
（1）要形成移交清册；
（2）履行签字手续。
5、归档文件齐全、准确
归档文件材料应为原件，无错、漏、改现象，要保持文件材料的原始性和有效性。
（二）整理工作
1、根据集团公司实际情况制定分类方案
（1）有分类方案说明（为什么要这样制定）
（2）制定集团公司切实可行的分类方案（结合本集团公司实际情况来制定）
2、整理科学，符合国家或行业标准，便于集团公司管理和利用
（1）遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件有机联系。
（2）文件有序排列，并按要求编号；
（3）卷内目录、备考表填写规范、清晰。
3、编目规范，排架合理
（1）案卷封面填写规范、清晰；
（2）案卷标题能提示卷内文件内容；
（3）案卷排列有序、实用。
（三）保管工作
档案保管安全：（1）建立规范的全宗卷（包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案管理新技术应用）；（2）档案无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象；（3）档案库房无火灾、水淹等事故。
（四）鉴定工作
成立档案鉴定小组，按规定开展鉴定工作：（1）到期档案按程序进行鉴定；（2）按要求填写销毁清册。
（五）统计工作
统计内容要全面，统计数据准确：1、有档案管理、利用情况统计台账；2、建立收进、移出登记簿；3、按要求及时填报有关统计报表。
四、档案信息资源开发利用工作
（一）信息化管理
1、开展集团公司档案信息化管理：（1）档案管理现代化与集团公司业务信息系统相衔接。（2）档案管理软件能满足各类电子数据存储、检索和管理的需要，如：设计、生产经营、财务、材料管理、售后服务等
2、建立档案条目数据库、重要档案建立全文数据库
（1）建立文件级条目，并能检索利用
（2）重要档案全文检索
3、集团公司档案信息进行网络共享
（1）在局域网上完成电子文件的收集、整理、归档、借阅利用工作；（2）在局域网定期发布档案工作相关信息
（二）检索工具
检索工具能满足利用者需求：1、有案卷目录；2、科技档案的分类目录；3、文书档案有全引目录。
（三）提供利用
1、能及时、全面、准确地提供档案信息服务
（1）档案人员熟悉档案及相关业务；（2）调卷迅速、准确、服务态度好。
2、采用多种形式主动服务
（1）不断了解利用者需求，主动提供档案信息服务；
（2）采用多种服务形式，如分发目录、电话调卷、开架阅览等；（3）编制组织机构沿革、大事记、全宗介绍等。
（4）编制产品介绍、科研成果简介、工程项目简介、专题介绍等。（5）编制集团公司年鉴。
3、利用档案为集团公司文化服务
建立了陈列室或荣誉室等利用档案展示集团公司文化的场所。
4、建立利用效果记录
（1）建立集团公司档案借阅登记；（2）建立利用效果反馈记录。
综合档案室设备设施一栏标
1、库房
（1）档案库房、阅览室、办公室实行三分开，但位置不能相距太远；
（2）档案库房面积要求满足集团公司档案管理需要，并有一定预留空间（20年-30年）；
（3）档案库房要实现“三铁”：铁门、铁窗、铁柜（架）；
（4）档案库房要达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等）。
2、设备
（1）档案盒使用无酸纸封底面档案盒；
（2）档案柜（架）数量充裕而且质量好
①档案柜（架）以能放A4规格的为好；
②档案柜（架）数量要求能满足20-30年左右发展的需要，越充裕越好。
（3）根据实际需要配备必要的管护设备：
档案室建设注意事项
一、档案室建设原则：安全、实用、方便
二、档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。
三、档案室用房一般要求档案库房、办公室、阅览室分开。
四、档案库房承重：楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为5KN/m2;采用密集架式，不应小于12KN/m2.
五、档案室库房橱俱布置：建议使用铁质档案柜（架）。档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。主通道净宽不小于1m。
六、档案室的防护设施
档案室应具备防火、防潮、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。档案室温度一般控制在14-24℃，相对湿度为50-60%。
七、档案阅览室要标识档案管、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。
第二篇：档案室建设要求
档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。
（一）平房作档案室的，位置应在办公室附近，要高于周围地势。
（二）楼房作档案室的，一般不要安排在顶楼或楼两侧。档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。
三、档案室用房一般要求档案库房、办公室、阅览室分开。
四、档案室库房承重：楼房作档案室的，楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为5KN/m2；采用密集架式，不应小于12KN/m2。
五、档案室库房橱俱布置：建议使用铁质档案橱（架）。
档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。 主通道净宽不小于1m。
两行装具间净宽不小于0.8m，装具端部与墙之间走道净宽不小于0.6m。
装具背面与墙的间隔不小于0.1m，装具顶端与天棚间隔不小于0.5m。
六、档案室的防护设施
档案室应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。
（一）防火
档案室严禁烟火，严禁使用明火照明，要在明显处标识“严禁烟火”警示牌。
1、档案室用电动力负荷采用380V三相供电，照明负荷采用220V单相供电。
2、线路铺设必须为暗线，且根据要求选用线材；开关、插座必须符合安全要求。
3、独立的档案室建筑要有避雷设施。
4、照明灯具宜选用40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩。
5、灭火器材要选用气体或干粉灭火剂，灭火器材存放位置要方便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应及时更换。
6、档案室要配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。
（二）防潮（水）、防高温
档案室温度一般控制在14--24℃，相对湿度为50—65%。
1、档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪。
2、档案库房在平房或一楼的，应配备除湿机。
3、档案库房不宜安装水（气）暖；上下水管道禁止通过档案库房。
4、有条件的档案库房应安装空调。
（三）防盗
档案室应安装防盗窗、防盗门，安全保管钥匙。建议安装防盗报警装置。
（四）防虫、防鼠
1、档案库房要及时投放防虫药物，推荐使用电子杀虫仪。
2、档案室禁止存放食物，要安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠药物。
（五）防有害气体
档案室要远离污染区，周围有空气污染的，档案库房门窗要进行密封处理。
（六）防光
1、档案橱俱摆放应与窗户垂直。
2、档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。
（七）防紫外线
档案库房要使用白炽灯，禁止使用日光灯。
（八）防磁辐射
对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行安全质量检
查。
七、档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。
八、使用计算机管理档案的单位，计算机应放在档案工作人员办公室